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Quel est le fonctionnement de l’e-procurement ?

Vous désirez être plus efficace dans vos activités, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Il existe en effet plusieurs moyens de faire prospérer votre entreprise. Au nombre de ceux-ci figure l’e-procurement. Découvrez ici comment fonctionne l’e-procurement.

Identifier sur quel site se procurer les articles

La première tâche à laquelle toute entreprise doit s’atteler pour faire un e-procurement est le choix de la plateforme d’approvisionnement. Il existe en effet plusieurs sites qui vendent les mêmes produits. Toutefois, ils n’offrent pas les mêmes avantages et les articles ne sont pas tous de la même qualité. Ainsi, pour mieux bénéficier des meilleurs services de l’e-procurement, vous devez veiller à choisir un bon site.

Cela vous permet d’avoir des produits de marque et ceci à un coût relativement bas. De plus, si vous choisissez mal votre plateforme fournisseuse vous pourrez tomber sur des sites d’arnaque. Pour éviter ce désagrément, optez pour une plateforme de renom. Ils ont pour la plupart déjà fait leur preuve.

Le choix des produits à acheter

La deuxième étape de fonctionnement d’un e-procurement est la sélection des articles à acheter. Généralement, les entreprises en ligne se présentent sous des formes de catalogues. Ainsi, elles exposent tout ce qu’ils ont tout en donnant la description de leurs produits. De cette façon, si vous accédez aux offres des fournisseurs vous pourrez choisir ce que vous voulez.

Sur les détails des produits, vous verrez les prix normaux, les remises ainsi que les conditions d’achats. Il vous suffira d’un seul clic pour choisir le produit sélectionné. La demande d’achat est ainsi réalisée automatiquement et suit un circuit de validation. Généralement, si vous faites l’achat dans les normes, la validation ne prend pas du temps. Vous aurez une suite dans les minutes qui suivront.

Envoi des commandes

Dès que vous sélectionnez vos produits puis lancez la demande d’achat, la requête suit une procédure. La demande se transforme ensuite en commandes numériques et adressées au fournisseur. Dès que ce dernier la reçoit, il apprête automatiquement la commande puis prépare son expédition.

Une fois les articles préparés et emballés, ils sont convoyés selon le mode de convoiement inscrit lors dans la demande l’achat. Les livraisons sont généralement à la charge du client. Toutefois, en fonction du lieu où la marchandise doit être livrée, le fournisseur peut faire des réductions sur la livraison ou encore vous l’offrir. De plus, votre fidélité compte pour cette phase. Si vous êtes fidèles et réglo, vous recevrez sans doute des offres de livraison à domicile.

L’envoi et la réception de la facture

Généralement, dès que vous sélectionnez vos produits vous avez déjà une idée de leur coût global. Ainsi vous faites le paiement avant de recevoir votre commande. Toutefois, si vous êtes un habitué, le fournisseur peut vous accorder certains privilèges. Pour cela, il doit y avoir une certaine régularité dans les commandes.

De cette façon, votre facture sera décentralisée et vous l’aurez en version PDF. Dans ce cas, la facture est envoyée via un tiers de confiance. Elle peut aussi être rattachée à votre commande. Sur la facture, vous trouverez le coût total de la commande, les moyens et le délai de paiement.

Pourquoi opter pour l’e-procurement ou approvisionnement électronique ?

L’e-procurement est un moyen facile pour une entreprise de s’approvisionner auprès d’un fournisseur. C’est une méthode pratique et simple. Il permet de gagner en temps, d’avoir de bons produits et d’acheter à des prix relativement bas. De cette façon, vous allez vous faire plus de marges bénéficiaires.

De plus, il raccourcit les délais de commande et de livraison des produits. De cette façon vous aurez un stock de produits toujours disponible. L’e-procurement permet aussi d’avoir une traçabilité des opérations, ce qui facilite la gestion de votre entreprise.